如何有效利用电脑里收集的资料

2017/3/8 来源:www.arpun.com 作者:小白

出品人:李军

|主编:黄葟

|主持:苏唯

|编辑:王老六

|校对:陈鹓鹓如何有效利用电脑里收集的资料

|黄葟:

大家好, 今天一大早就起床了, 然后去公园玩耍散步, 一晃一天过去, 差点没赶上咱们晚上的直播, 很忙很累很充实。 谢谢大家在百忙之中的周末里参与设计师漫谈录, 我是黄葟, 谢谢。

在话题开始前, 我提几个问题:

1.你们有没有遇到过电脑死机的情况?

2.你们有没有遇到过找不到电脑里面的一些文档资料的时候?

3.你们有没有将要传给同事或者甲方的文件传错了?

4.你们有没有因为文件的问题导致投标的时废过标?

大家思考一下, 你们有没有发生过以上提到的那些事情?

我之前也是设计师, 因为经常会碰到这些问题, 而且后果很严重。 想起那时的自己, 碰到这些问题时也是不以为然, 因为忙。 有一句话叫:“大丈夫不拘小节”, 还有一句话叫“一屋不扫何以扫天下”, 这两句话貌似很矛盾。

做设计师的时候, 仿佛一切的乱都可以解释为“我们很忙”!键盘上的烟灰、书本上的咖啡污渍、甚至连好多天不洗头而亮在头发上的油, 所有的一切, 我们都可以轻而易举的归结为“我们很忙。 ”

当真正走入管理层涉及设计师管理的时候, 竟然发现, 之前这些不以为然的习惯恰恰为我们埋下严重的隐患。 其实我们的效率非常低的原因就是经常犯一些低级错误, 比如画了大半天不保存的设计图, 咔!一声响, 电脑死机了!然后什么都没有了。 要么就是修改了半天的文件, 在传给甲方时, 发送的却不是最终修改好的确认版, 而是起初的草稿, 悲催的祸首可能是我们修改了三稿, 最后要提供的是第三稿因为没有标明清楚, 发送时自己没记住文件名的区别而凌乱的错误传送了。 所有的一切会特别的忙特别的乱, 大家有没有静下来想想, 问题到底出在哪呢?

一般情况下, 我会观察一个设计师的着装从而去判断他是否有自理能力。 很多设计师看起来就不像设计师, 我总觉得很奇怪, 一个人连自己都打理不好, 怎么去打理客户的空间、打理他们的项目呢?我也常常会留意他们的电脑桌面, 不是偷窥狂, 只是看一下他们电脑桌面上的情况, 就可以去判断这个设计师是否有条理, 是否工作效率高。 你们不妨问问自己, 会不会有同样情况?

说到电脑的桌面, 你们可以自己看看, 除了软件的一些快捷的图标, 是不是满满的都是文件图标?这些文件编号了吗?标签日期了吗?两百个文件就这么存放在电脑桌面上, 这一切看起来难道不会容易混乱吗?或许你们会觉得这样用起来很快, 没错, 存放在桌面上的文件确实最容易点击开, 只是你们似乎忘了, 如果一旦电脑死机或者电脑出现故障, 这些存放在桌面(C盘)上的文件是最容易被出错的, 我们重装系统的时候, C盘的内容会全部被抹掉。

比如我们不小心把咖啡洒在电脑上, 恰好就这么烧掉了, 电脑里遭殃了, 而C盘是最容易坏的, 这时, 大家考虑过会有什么后果吗?或许画了两个星期的图, 最后根本就没有办法找回来了, 当中的损失有多大?假如你在做一个项目, 设计费是五十万, 恰好因为这个坏了你的电脑的C盘, 之前的图找不回来了, 需要重新画, 然后拖了两个星期, 大家都可以想一想, 后果会怎样?如果我们一开始就没有养成好的习惯, 往往会导致一些自讨苦吃的后果。 有些人会很浮躁的说, “某位大师多牛逼方案有多好, 黄葟你就不能直接告诉我怎么赚钱得了?跟我讨论什么六感无感的美学之类的废话, 你就告诉我怎么赚钱!”

其实, 这些人恰恰是我们设计行业普遍浮躁的原因, 真的没有脚踏实地, 他们总是在质疑的所谓的“虚”、所谓的“浮躁”, 无论是从一些小细节还是高谈阔论, 如何去反思、去思考整个行业的情况?前几天我们聊了很多空的, 也聊了很多实的, 有很多人东拉西扯搞不清楚状况的原因是逻辑很混乱。 设计师漫谈录每一期的话题都是连贯的, 话题与话题间是一环扣一环, 不是瞎说, 但是很多人就会很肤浅的说, “你别告诉我那些, 最好是我不干活能赚钱。 ”

昨天的话题是有关趣味创意的来源, 因为这个话题很“虚”, 所以很多人聊着聊着就会聊成“我们该怎么做设计?”“他的工作遇到了什么障碍?”“需要找个师傅或者是干什么能够提升功能?”其实这些也可以聊, 只是聊这些话题的人有没有深入的想想能不能聊得再细点?要聊实实在在的, 那咱们就细细的聊, 请问“你的电脑文件是怎么整理的?”“你的资料该怎么利用?”要聊就聊细的, 要空谈我们就高谈阔论。 这才叫漫谈录, 好好慢慢地谈。

我不知道其他设计师如何使用他的电脑, 我以自己为例子, 大家可以参考一下。 电脑桌面一般是保存在C盘里, C盘是系统盘中最不稳定的, 所以我不会把所有的文件保存在桌面上, 哪怕特别烦特别累, 我都会把所有的资料保存在DEFG盘里, 而不会选择C盘。 如果确实很忙, 就在所保存的其他盘中选一个文件快捷键, 放在桌面上, 这样就能让你减少很多不必要的文件丢失的麻烦。

桌面的文件编号了吗?基本上百分之九十九点九的设计师是没有对文件进行编号的习惯。 什么叫“编”?假设你同时在跟进一个餐厅、一个办公室、一个酒店、一个会所的项目, 这些相关的文件, 大部分设计师都直接的堆在桌面上。 餐厅的项目有没有编号?到底是用什么文字编号等等等等。

比如餐厅的项目一个月之内改了三稿, 是否按“20161231餐厅a”“20170201餐厅b”“20170220c”的时间进度编号了?如果没有, 所有的文件都搅在一起, 以餐厅acdf随便打一个码, 接着问题就出现了。 你的同事并不知道你的文件保存情况, 假如你只是说那个文件在桌面上, 同事的理解是:在桌面上, 然后就随便点开一个餐厅的文件, 根本弄不清楚那个是你最早做的一个方案而不是最后确认的方案, 那么误会可能就会导致事情的不顺畅了。 假如你的文件已经按时间做了编号, 自然的他会选择最新日期编号的文件, 这样是不是可以减少当中的误会和同事间的进度工程呢?甚至, 在你忙起来的时候可能自己都会搞错, 搞错了以后, 又来回颠倒的扯这些没完没了找文件的琐碎事, 费了时间也费了精力, 这样的效率能高吗?

因为你的文件没有按日期编码(比如“20170221餐厅a), 也没有细致的编号过, 所以自然会造成你对所有的电脑文件都不知道如何编号。 不管你是网上下载的, 还是别的同事拷的, 还是买的资料, 随便CDEFG盘, 全是堆在一起, 永远是一团糟, 永远都无法很好的梳理自己大脑。 总是糊涂的问我的文件在哪?急着要用时找不到, 因为找文件而浪费多少时间, 大家自己可以好好的算一算。 这是一个最基本的原则。

对于资料的整理, 对于设计师而言一定会有施工图的图纸档案库、参考图片的档案库、设计完成的画册的档案库, 还有相关的法律法规的档案库, 我们都应该分门别类的去编码。 任何一个资料储存, 第一件事情我们就应该把它分门别类的放到我们相应的文件夹里面, 而不是拷到c盘, 直接放在桌面。

叫人帮忙看平面图, 为什么能够知道你很糟糕?自己公司的平面图你有没有研究透?你找一个陌生的人跟你谈探讨什么平面图?你在群里面说, 大家来帮我看一下这个平面。 你自己公司的平面图搞清楚吗?难道你是昨天开的公司吗?你公司没有一千个案例也有一百个案例吧!你不自己先把所有的案例收集好打印出来重复对照吗?这个还需要拿出来讨论?到底是你们自己虚呢还是设计师漫谈录虚呢?我们要讲细节可以讲的很细, 比如说你拿到一百份公司的平面图, 对照你这个方案你一定能够看出来很多东西, 问题在与你有没去看。 即便你是对照了一百份平面图, 你有没有跟你的同事沟通?问问他们的意见?有没有跟你的领导沟通?有没有跟你们的老板沟通?没有?所有的都飘在空中浮燥着。

要不就谈风格, 要不谈这个行业发展趋势, 要不就是尖酸刻薄说长道短, 难道就没有办法踏踏实实的说认认真真的干?我前几天说过, 每天研究一个灯槽, 花两个月时间做一件事情, 就每一天花一个小时研究灯槽, 两个月能研究出六十种灯槽的做法。 我们现在在场的三百二十个人有没有任何一个人能够花两个月坚持做一件很细的事情。 有, 恭喜你!没有的, 想一下是不是这回事?要不要调整?

如果你的文件是按照时间按照版次编好。 你的文件本身归类到不同的档案库里的文件夹里面。 你的资料、你的图片、你的施工图都有编码, 你所有的电脑资料能找不到吗?能利用不好吗?这是我们所有人, 包括我自己都需要反思。 是不是严格的按照这个去做了。 哪怕我们刚开始磨刀浪费了很多时间在整这些事情上, 但是最后呢?我们会很清楚。 比如说哪天我们不干了, 另外的接班的同事能够立马找到他们所需要的, 咱们现在能做到这点吗?

前面有讲过施工图、设计图、参考图、法律法规的等各种其他参考的资料编号的问题, 如果有, 我们就不用讨论如何利用电脑里面的存储的资料了, 因为你要用任何一个资料都能很快反应存放在哪里, 即便失忆了我也能够按照我的这个检索的规则找到需要的文件。 这个道理大家懂了吗?我们今天可以谈的很细, 就连文件的编号时间到底是2017111还是20170111, 这都不一样, 如果数字编号中间漏了一位它的排列顺序是不一样的, 我们甚至可以谈得这么细。

可能大部分中国大陆的设计师很少接触境外的设计事务所。 不管是从实习生还是刚入行叫助理设计师, 所有人都会望得很高, 望着我们所谓的大师怎么做设计, 望着他们做什么风格, 望着整个行业的发展趋势, 而大部分人忽略了, 我们要盯着我们公司自身的一些资料库。 我们有没有每一张图去了解一下, 方案互相比对, 发现中间那些规则?我们有没有整理自己的电脑里面的文件?因为你的电脑不可能是新的, 以前的同事的文件有没有整理?都没有, 都是很浮躁, 都看表面功夫。

大家会发现设计师漫谈录每一期, 前面讲半个小时以后, 后面都没有人讲话。 不是真的没有人讲?是哑口无言, 他们讲不出来, 因为这些问题, 没有人告诉他们原来是这样的。 老板不说, 同事也不说, 自己也不知道, 没有人总结。 所以刚开始我语速放慢是让他们慢慢的适应设计师漫谈录, 慢慢跟着我们去浮躁。 海阔天空, 我们就放开胆子聊干货, 聊务实的东西, 我们最深入的聊文件的编号, 花一个月一年的世界去整理我们的各种细节, 设计师的生活和工作。

所以大家也不用担心, 不用去顾虑八点到八点半嘉宾聊完以后没人说话。 没人说话我觉得是对的, 因为大家都在反思, 这半个小时讲的话有很多。 哪怕有一两句触动了我们的小众, 我觉得设计师漫谈录非常有意义, 我们不需要说高谈阔论, 或者是务实的谈个两个小时, 五个小时。 我们只要抓住半个小时讲那么一两句能够触动大家心弦的话, 能够让大家有所反思, 在工作中互相学习或提高就够了。 所以待会我讲完了, 没人说话也不要紧, 大家安静。 有话聊、没话就安静就可以, 好好反思好好想一下。

今天是周末, 然后昨天又超过了时间, 今天就稍微提前五分钟, 我的分享就结束了, 我是黄葟, 谢谢大家!

|苏唯

好的, 非常感谢黄葟的分享。 今天的内容真的是干货。 而且不仅仅是设计行业内的干货也是其他工作都会遇到、甚至生活中也会碰到的事情。 现在大家可以把你的疑惑或想法表达出来。

大家为什么都在沉默?是因为今天的话题就是我们身上的问题吗?我觉得今天的话题看似很小, 但其实恰恰是因为这样一个小问题, 影响了我们的工作、我们的生活。 我们的电脑桌面一团糟, 我们的生活也和电脑桌面差不多。 凌乱之中我们总是无法看到我们未来前行的方向。 其实不光是工作, 生活也是这样, 一团乱的时候就会很容易浮躁, 我觉得黄葟哥今天讲的很好, 让我想了许多其他的一些东西。 你们呢, 怎么都还在沉默?

|香草君:

我个人是把D盘直接改成工作盘, E盘改成软件盘,安装软件的源文件都在E盘.D盘我是所有工作文件按照1、xxx餐厅(2017.02.25)里面细分1.平面图, 2、效果图, 3、方案每个都会加上时间, 4、现场图片。 另外把近期要做的工作文件快捷方式到桌面。

|黄葟:

我抛出一个问题给大家思考一下:我们所有的电脑里面都会有参考资料, 我们从海量的数千张数万张参考图片里面如何找出我们所需要的图片, 比如说, 我要找一个韩国风的、小清新的、蓝色背景的餐厅的图。 怎么去找到这张图?一个一个文件去搜呢?还是一个一张一张去看呢?还是有什么检索方式能够找到我们所需要的?在我们自己电脑里面有没有人有过这种经历?

|王绒绒:

一个C盘, 一个软键盘, 一个工作盘和一个其他。 工作盘里面, 一般是工作文件。 还有就是收集的一些概念方案等资料, 工作方案会按照年份分, 每一年的工作文件, 就是项目名称, 进去之后就是cad文件, 概念图还有排的ppt都会写清楚, 包括是哪些是过程稿, 哪些是最终的成果都会写得很清楚, 而且就是在过程稿里面, 也会写过程稿一, 过程稿二, 过程稿三, 因为很多甲方可能就是今天还觉着可能这个方案要调整, 但是你调整过之后, 他会觉得是不是以前那个方案更好呢?所以可能就是还会反着过来, 再让你改回去。 所以你要把这些每一次改稿之前存一个过程稿, 这样的话, 不至于有什么重复性的工作。

在一些概念资料的方面会编码, 每一年找的一些概念资料都会编码, 都分清楚了, 编上2012、13、14年, 这样便于找文件。 然后就是办公类的, 酒店类的, 餐饮类也会分清楚, 风格的大概也是如此。 最开始工作的时候, 会把就是工作的项目按照一个月, 或者是一个季度的归在一个文件里。 但后来我就发现其实这种的话其实有时候不方便。 因为可能一个项目的周期性很长, 于是我便改成按照年来归类。 统一放在一个文件夹里, 然后只要写清楚项目的名称就可以。

先回答一下黄葟刚才提出来的有问题, 首先我是年份分的, 年份进去之后, 是有餐饮的办公的种类分别。 点进去餐饮之后, 接下来会有风格的分类, 基本上每一种风格他可能就是色调基本上都相对来说比较统一。

按年份区分。 假如说2017年的概念资料里面有餐饮、有酒店、也有其他的, 比如说餐饮, 进去之后有风格的划分。

浏览各大设计网站的时候去整理。 自己找资料、整理资料的时候。 就是碰见一些, 有特点的一些图。 像怪癖的这种项目好的我也会收集下来, 然后就命名一个。 其他或是别的, 就是你给他另类一点的名字就可以。 因为一般做这种类型的项目可能也会很少。 所以存下来起个另类的名字就可以。

|东东爸爸:

工作本身就是由很多的细节组成, 好的工作习惯可以确保在细节商出较少的错, 保证了工作的顺利进行, 节约了工作时间, 提高了工作效率。 我的习惯是每天工作前十分钟是梳理前一天的工作文件。

|猪猪:

把D盘直接改成项目盘-2017年项目-01酒店项目(01-甲方资料 02-意向概念 03-方案汇报 04-效果图 05-施工图 06-软装方案  07-甲方邮件来往)。

一恒:文件夹名添加关键词, 需要时用搜索。

|设计者自风云:

是的, 你们说的我都做到了, 但是有时候还是应付不过来呀!

|一恒:

无数次的经历告诉我, 用文件名搜索是比挨个翻目录细分快的多, 有时是资料越多差距越明显。

|JJOrange:

要成为有归纳的人, 对生活有归纳的人。

每个人分自己的工作文件夹都有自己的不同的方式。 给大家一些小建议和个人的经验, 一般来说项目文件夹的下面分输入资料和输出资料, 所谓的输入资料, 就是甲方给我们的一些文件, 包括合同已经往来的会议纪要, 以及他的提资, 基础的资料文件, 比如说建筑的施工图等等;而输出资料就是我们对他的概念的汇报方案的汇报施工图的文件, 统统的都在输出的资料里面, 这样便于查找。

今天讨论的是如何有效利用电脑里收集的资料, 那么比如说现在的硬盘也非常大。 一个T, 两个T, 四个T都有。 如果硬盘里面已经存了一两个t的设计资料。 资料非常多, 但是你并不是将每份资料都看过, 那么当一个项目来的时候, 你要如何快速的找到这些资料呢?

事实上当你是资料非常多的时候, 各种各样的设计素材和资料。 那么你肯定是按照项目类型分的!酒店内的, 餐饮类的, 样板房销售中心等等, 不停的往下排。 如果归类后, 还有新中式风格的, 酒店欧式风格的, 东南亚风格的, 然后你依然可以细分。 那么在这个里面, 就按照地区来分, 比如说上海地区的, 重庆地区的, 成都地区的。 当然最好是在文件夹前面直接加上地区的名称, 这样可以减少文件夹的数量。

|周周:

我是正在做的案子放在桌面上, 其余的项目放在D盘, 分好类编号名称。

|L-only:

@JJOrange 首先一两个T的文件都看完不现实的, 不是说不应该看完, 而是现在的工作时间加上和家人相处的时间等, 会让你不能每天接受那么大的信息量, 因为不是学校, 个人觉得还是得对症下药!当然是认真的看一件事或一份资料。

我个人的整理资料是:年份如2010年某某工作文件夹;分设计种类如:家装类, 办公空间等等, 然后是具体的项目名称文件夹;里面分施工图, 效果图, 报价文件;市场周边情况;客户需求等等……

需要着急找概念方案, 尤其是特别着急的客户, 这个时候会发现整理的东西还是跟不上客户变化的节奏!

还有一个办法, 例如专做网咖设计的, 隔了一年又碰见网咖的甲方, 那就单独把之前做的网咖项目和新收集的资料单独打一个包。 以后再做网咖项目, 之前的文件就不用一一去找, 就在后做的文件里浏览就好, 对应客户的时候你的准备工作也充足一些!

|W:

按工作年份, 月份, 文件类别再细分。

|黄工「黄维聪」:

Picasa软件其实是谷歌公司开发出来的一个谷歌相册软件。 像是我们的图片给它标注不同的标签上去, 要一张张的去标注, 去定义图片。 然后去搜索相关的关键词的时候就能搜出来的。

|y.r.g:

我是桌面一定要干净, 只保存几个常用软件, 因为一打开电脑, 就感觉神清气爽, 一目了然。 客户的文件夹就不放c盘, 按年份的文件夹去编, 如2017/地区或者楼盘的名称加客户名称以及楼号里面就分(报价/实景图/CAD/参考图)CAD里就分平面方案跟施工图~~文件夹的排序就按首个字母排列。 然后网上下载的资料都归类分设计软件/设计素材/设计平面构思。 防止丢失每到年尾就把今年的资料上传到自己的网盘里。

|【拾·间】S&T Design:

一般按年份分完, 子项目就是归类在各网站收集的参考图里分风格(简约、美式等等)接手项目文件里分月份。

|匿名用户:

我自己的个人习惯是先把电脑分盘。 工作盘、资料盘和私人盘。 在工作盘那案件分区分年份区分后再按项目, 项目类型分。 下面类型分完以后。 这个事情就应该比较很清楚了在项目那行里边儿比如说你标注出跟甲方往来文件。 自己内部文件一稿, 二稿。

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