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Word怎么使用邮件合并功能


2017/4/18  编辑:admin 来源:本站整理

Word2003邮件合并功能使用方法(成绩单的制作)

  一、建立数据信息源

  1、启动Excel, 建立含有学生月考考试成绩表(4月份)的工作簿——“月考成绩”文件程序, (如下图)。

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  说明:数据源是一个文件, 该文件包含了合并文档各个副本中的数据。 把数据源看作一维表格, 则其中的每一列对应一类信息, 就在邮件合并中称为合并域, 如成绩表(4月份)中的学生姓名;其中的每一行对应合并文档某副本中有请求需要修改的信息, 如成绩表中某学生的姓名、语文成绩、数学成绩等信息。 完成合并后, 该信息被映射到主文档对应的域名处。

  小提示:工作表的第一行一般是标题记录, 第二行起为数据记录。

  2、用Excel提供的函数Average、Max求出班内各门考试科目的平均分和最高分, 并记录在案。

  二、建造合并主文档, 并布置设置主文档类型

  1、启动Word2003 , 建立“月考成绩单”主文档, 并录入各科班内最高分和平均分, (如下图所示)。

Word怎么使用邮件合并功能建立月考成绩单

  小提示:此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果;为了节约用纸, 也可将页面分为两栏或者多栏。

  2、单击菜单栏中的“视图”选择中项, 在弹出的下拉菜单中指向“必备工具栏”, 之后再单击“邮件合并”选项, 则在窗口上显示“邮件合并工具栏”。 或者, 也可以能够单击菜单栏上的“工具”选项, 然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和邮件”选项, 再单击“显示邮件合并工具栏”选项。

  3、单击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮按键, 选择“目录”型主文档并单击“确定”按钮, (如下图)。

Word怎么使用邮件合并功能设置文档类型

  三、连载到数据源文件并选择工作表

  单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮, 然后选择上面创建的数据源文件——月考成绩, 再选择此次合并数据所在的工作表(4月份)并单击“确定”按钮, (如下图所示)。

Word怎么使用邮件合并功能4月份月考成绩

  四、向主文档插入合并域

  先将光标定位在需要插入合并域的详细位置上, 然后单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮, 选择需要插入的合并域, 并按“插入”按钮, 再单击“关闭”按钮, 这样就完成了一个合并域的插入。 重复以上操作, 直至将所需插入的合并域全部插入为止, (如下图所示)。

Word怎么使用邮件合并功能合并域的插入

  提醒一定要注意:此时可先将主文档保存, 以防意外发生。

  五、合并数据源到新文档

  1、单击邮件合并工具栏上的“合并至新文档”按钮, 在弹出的对话框中选择“全部”记录, 并按“确定”按钮, (如下图所示), 则可以生成数据源中所有学生个人的成绩单新文档。

Word怎么使用邮件合并功能生成成绩单新文档

  2、检查新文档的合并效果, 如果在页面内出现的学生个人成绩单有不完整的, 则可以在主文档中增加空行、调整行间距或主文档的页边距。

  3、重复以上1、2操作, 直至在合并的新文档每页中出现的学生个人成绩单都是完整的, (如下图所示), 然后保存主文档。

Word怎么使用邮件合并功能重复操作

  4、最后将生成的新文档让打印机打印输出或者保存后供下次打印。

  小提示:以后只需重新录入工作表中学生的月考成绩即可生成符合以上设置要求的学生成绩单。

  六、结语

  1、用Word2003邮件合并功能创建的目录型(在Word2002中是分类型)主文档, 具有在同一个页面每一栏内打印多个主文档副本的特点。

  2、若在同一页面内只打印一个主文档的副本, 如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学生成绩单等, 则应创建“信函”型主文档, 其余操作可以说是类同。

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