word怎么批量打印奖状

2017/4/18 来源:www.arpun.com 作者:小白

作为一名教师, 可能每学期都会遇到要给学生打印奖状的事情, 无数份奖状格式相同, 要是一张一张地制作, 或是制作一张就打印一张, 就得非常小心, 反复地对每张奖状认真检查, 一是当心重复, 二是当心漏掉。 有没有好一些的办法, 能批量打印奖状呢?我找到了一种方法, 不知是不是最好, 但我觉得还是挺好用的。

  说明:我用的是“Microsoft office 2003”。

  方法:

  1、用“Microsoft office Excel 2003”输入要制作奖状的学生的姓名、科目, 我这里保存为文件名【期中获奖名单】, 备用。

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  2、用“Microsoft office Word 2003”, 设置好奖状格式, 输入文字。 为了方便下次使用, 可以先把文档保存为“文档模板”, 也可选择把文件属性设置为“只读”, 文件名为【期中奖状】(我这里保存为文档模板)。 图中加下划线的部分表示要设置的内容。

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  3、打开刚做好的“Word”文档【期中奖状】, 单击菜单栏的①“视图”, 在弹出的下拉菜单中指向②“工具栏”, 单击③“邮件合并”, 工具栏上就会看到相应的工具。

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  4、 单击工具栏上的“打开数据源”。

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  5、在随后弹出的窗口中选择刚做好的“Excel” 文件①【期中获奖名单】, 然后单击②“打开”。

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  6、先选定①, 接着单击工具栏上的②“插入域”, 在弹出的窗口中单击 ③“匹配域”, 在弹出的对话框中设置④的第一项为“姓名”, 第二项为“科目”(点“▼”进行选择), 然后单击⑤“确定”。

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  7、点一下①“姓名”, 单击②“插入”。 关闭“插入合并域”对话框。 “姓名”栏的设置就完成了。

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  8、接着设置“科目”。 单击“插入域”, 再按照第6步的方法设置“科目”即可。

  9、到这里, 文档就算大功告成, 我们可以对“姓名”——“孙伟”, “科目”——“语文”进行字体设置, 包括加下划线等, 虽然我们只设置了一个姓名“孙伟”和一个科目“语文”, 但所有的奖状都会有我们设置的效果。 在①可以看到有37张奖状, 按左右两个三角形可以查看。 点②第一个图标“合并到新文档”, 就会弹出一个新的文档, 这时可以看到共有37页, 每页是一张奖状, 点第二个图标“合并到打印机”可以直接打印所有奖状, 也可进行打印设置。

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  要是奖状格式与我所设计的不同, 也可以照这步骤制作。

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